Generelt
Qeqqata Kommunia udbyder hermed rengøring af følgende administrationsbygninger i Sisimiut:
B-902 hovedadministration, Makkorsip aqq. 2.
B-1295 Område for Teknik og Miljøforvaltning og Løn/HR, Guutaap Aqq. 5.
I det følgende redegøres for opgavens omfang, krav til rengøringen, tilbudsafgivelsen samt de væsentligste forhold i forbindelse med udbudsprocessen.
1.1. Baggrund og formål
Formålet med udbuddet er at indgå aftale om rengøring af Qeqqata Kommunias administrationsbygninger i Sisimiut, så rengøringen udføres efter faste intervaller og i overensstemmelse med almindeligt anerkendte rengøringsrutiner.
1.2. Opgaven omfatter
Detailafgrænsning af områder
B-902:
Foyer er indgangsdel af hovedindgang til kommunekontoret.
Stueplan omfatter Område for Velfærd mod vest af foyer og mod øst af foyer, hvor bogholderi og Tolkekontor omfatter. Samt servicebutik ved foyer. Trapper til kælder til IT-afdeling, trapper til kantinen samt trapper til 1. sal er inkluderet.
Kælderarealet omfatter IT-afdeling/kursuslokal, kontor samt pedelkontor mod vest. Mod øst for foyer er der kantinen og arkivrumme.
1. sal omfatter Byrådssal, Borgmesterkontor, Direktionssekretariat, Stab kontor og økonomiafdeling.
B-1295:
Område for Teknik og Miljø er på stueplan, inklusive gangareal der forsyner både Løn/HR og Område for Teknik og Miljø, samt vindfang ved indgang. Samt trapper til 1. sal, HR/Løn.
Rengøring består af
Daglig rengøring (almindelig)
B-902 Hovedkontoret og B-1295 Område for Teknik og Miljø, samt Løn/HR.
Rengøring af alle toiletter inklusive sanitet, vægge og spejle, håndvaske, herunder også støvsuge og vaske gulve i alle toiletter, udfylde toiletpapir og håndsæbe og udskifte håndklæder. Tømme affaldsspande, og derefter alt affald bringes til affaldscontainer.
Tekøkkener (Tolkekontor, Sekretariat, OTM, Løn/HR) opvaske og rengøring og udskifte viskestykker. Vask af klude og viskestykker er inkluderet.
Tjekke vinduer er lukkede, slukke lys og låse yderdøre efter sig.
2 gange om ugen skal der gøres
Gulve og gangarealer i kantine støvsuges og vaskes – væg til væg (tirsdag og torsdag).
1 gang om ugen skal der gøres
Alle gulve støvsuges og vaskes – væg til væg.
1. sal B-902 hovedkontoret (mandag).
1. sal B-1295 HR/Løn (tirsdag).
Stueplan B-902 hovedkontoret vest for foyer og kælder/IT-afdeling (onsdag).
Stueplan B-1295 Område for Teknik og Miljø (torsdag).
Stueplan B-902 øst for foyer, samt servicebutik (fredag).
Alle lamper, vindueskarme aftørres med opvredet klud. EDB-skærme skal ikke aftørres. Hylder, reoler og skriveborde aftørres med opvredet klud i det omfang, de er ryddet.
Alle indvendige glaspartier i døre pudses.
Hver tredje måned skal der gøres
Afstøve ventilationer og persienner.
Alle vinduer pudses indvendigt.
Støvsugning af alle polstrede møbler, inklusive kontorstole.
2 gange om året skal der gøres
Udføre hovedrengøring i april og oktober måned, omfattende:
Alle døre, karme, skabe, vindueskarme, overflader, vægge, radiatorer mv. vaskes/aftørres.
Alle linoleumsgulve bones (gammel polish fjernes og gulvet skal have ny polish) vejledning vedlagt.
Afstøvning af alle bøger og reoler mm.
Vask af gardiner og persienner.
Støvsuge/aftørre reflektorer i lamper, ind og udsugningsriste til ventilationer.
Rengøring af kælderarkiver i B-902 er ikke med. Eventuel rengøring skal aftales særskilt.
Rengøring skal ske i perioden kl. 16.00 – 7.00 alle hverdage, ikke lørdag og søndag eller helligdage.
Alt arbejdet skal udføres i overensstemmelse med almindeligt anerkendte rengøringsrutiner, herunder med almindeligt anerkendt rengøringsudstyr og rengøringsmidler. Det skal understreges, at der ikke må komme meget vand på gulve, og at gulvvask skal ske med opvredne klude/udstyr, således at der ikke kommer fugt under gulvlister og faste møbler mv. Det opfordres til at anvende allergi- og miljøvenlige rengøringsmidler.
Rengøringsudstyr
Leverandøren skal selv stille alt nødvendigt udstyr til rådighed, herunder støvsugere, rengøringsvogne, klude og redskaber i øvrigt, for at kunne udføre rengøringsopgaverne på betryggende vis samt i overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen. Leverandørens rengøringsudstyr skal opbevares i det nuværende opbevaringsrum, som anvist af kommunen. Kommunen har dog noget udstyr, som udbyder kan benytte. Udbyder køber selv rengøringsmidler.
1.3. Udbudsform
Der udbydes efter det økonomisk mest fordelagtige bud under hensyntagen til forskellige kriterier, som varierer efter den pågældende kontrakt, f.eks. pris og kvalitet.
1.4. Ordregivers kontaktoplysninger
Qeqqata Kommunia Kontaktperson: Peter Evaldsen
Direktionssekretariat E-mail: pete@qeqqata.gl
Makkorsip aqq. 2
3911 Sisimiut
1.5. Besigtigelse
Der holdes gennemgang af bygninger, rengøringsartikler og udstyr samt tvivlsspørgsmål onsdag den 22. april 2026 kl. 10.00 i byrådssalen med Peter Evaldsen <pete@qeqqata.gl>.
2. Afgivelse af tilbud
2.1. Tilbud og tilbudsfrist
Tilbud ved bilag 1 afleveres i lukket kuvert til Qeqqata Kommunia, Direktionssekretariat, Makkorsip aqq. 2, 3911 Sisimiut, senest licitationsdagen fredag den 10. maj 2026 kl. 10.00.
Kuvert mærkes med påskriften: ”Rengøring af Qeqqata Kommunia i administration”, samt navn og adresse på den bydende.
Qeqqata Kommunia forbeholder sig ret til at forkaste alle tilbuddene.
2.2. Tilbuddets indhold
Følgende oplysninger om tilbudsgiveren skal vedlægges tilbuddet:
Referenceliste på tilsvarende leverancer, der er udført inden for de seneste tre år.
Dokumentation for, at virksomheden ikke er under eller begæret taget under konkurs, likvidation eller tvangsakkord uden for konkurs, er i betalingsstandsning, har indstillet sin virksomhed, eller befinder sig i en anden lignende situation.
Tro- og loveerklæring fra virksomheden om, at den ikke har forfalden gæld til det offentlige.
2.3. Forsikring
Leverandøren er forpligtet til at tegne lovpligtige og nødvendige forsikringer, der sikrer medarbejdere, borgere og Qeqqata Kommunia mod skader og andre tab, opstået ved leverandørens ansvarspådragende handlinger eller undladelser.
2.4. Pris og afregning
Pris der skal afgives er pr. år. Dette beløb afregnes månedsvis bagud. Forskud gives ikke.
3. Tilbudsevaluering
3.1. Åbning af tilbud
Der afholdes licitation fredag den 10. maj 2026 kl. 13.00 i Hovedkontoret B-902. Tilbud vil blive åbnet i kommunen i overværelse af de bydende, der ønsker at være til stede.
3.2. Tildelingskriterium
Der udbydes efter det økonomisk mest fordelagtige bud under hensyntagen til forskellige kriterier, som varierer efter den pågældende kontrakt, f.eks. pris og kvalitet.
3.3. Tildeling af kontrakt
Med den billigste pris af udbyder vil der indgås 3 års rengøringskontrakt. Kontraktsummen vil være fast for kontraktperioden, uden nogen reguleringsmuligheder, bortset fra eventuelle afgiftsforhøjelser.
4. Tidsplan
Udbudsprocessen forventes afviklet efter nedenstående tidsplan:
Aktivitet Tidspunkt (vestgrønlandsk tid)
Udbudsmateriale dateret 10. april 2026
Gennemgang / besigtigelse 22. april 2026 kl. 10.00
Tilbudsfrist 10. maj 2026 kl. 10.00
Licitation / åbning af tilbud 10. maj 2026 kl. 13.00
Opstart af rengøringsarbejdet 1. juni 2026
4.1. Opstart
Rengøringsarbejdet skal starte senest den 1. juni 2026.