Udbud

Qeqqata Kommunia udbyder hermed levering af formiddags- og eftermiddagsmåltider til børn i daginstitutioner i Sisimiut i offentlig licitation.

Udbuddet omfatter levering af sunde og varierede måltider til i alt 450 børn (0-1 år 64 = 1-6 år 386) fordelt på 8 daginstitutioner i Sisimiut

Omfang

Der skal leveres:

• Formiddags- og eftermiddagsmåltid til alle børn på hverdage.
• Sommerperiode (1. maj – 31. august):
  • 2 dage med varmt formiddagsmåltid (Grønlandske råvare)
  • 3 dage med koldt formiddagsmåltid
• Vinterperiode (1. september – 30. april):
  • 3 dage med varmt formiddagsmåltid (Grønlandske råvare)
  • 2 dage med koldt formiddagsmåltid
• Særlige behov:
  • Der skal laves specialmad til børn med dokumenteret allergi i tæt samarbejde med forældre og institution.
  • Der skal laves blendet mad til børn under 1 år.

Institutioner og børnetal

I alt: 8 institutioner – 450 børn (0-1 år 64 = 1-6 år 386)

Krav til måltider

Koldt formiddagsmåltid:

• Rugbrød eller andet groft brød med forskelligt pålæg og grønt.
• 3 halve pr. barn.
• Brød, smørelse, grønt og pålæg leveres separat, så børnene selv kan smøre.

  Varmt formiddagsmåltid:

• Skal være baseret på sæsonens grønlandske råvarer.
• Kød og fisk skal indgå mindst én gang om ugen.
• Må ikke indeholde stærkt krydret eller hvalroskød.

  Eftermiddagsmåltid:

• Frugt, grønt, boller, knækbrød, smøreost, grød med kerner, yoghurt mv.
• Tørfisk og tørret kød én gang om måneden.
• 21. December Ullukinnersiorneq (Korteste dag) Julefrokost til alle 8 institutioner.
• 1. juni samt ved institutionernes jubilæer serveres festmåltid.
• Institutionerne skal kunne bestille madpakker til udflugter.

  Generelle krav:

• Maden skal være sund, næringsrig og tilberedt af friske råvarer.
• Fabriksforarbejdede færdigretter accepteres ikke.
• De officielle kostråd for børn skal følges (jf. Paarisa og Ernæringsrådet).

Supplerende præciseringer vedr. omfang og prisgrundlag

Prisgrundlag:

I tidligere aftaler blev prisen beregnet pr. barn pr. dag, og ændringer i børnetal blev reguleret løbende.

Det præciseres, at kommunen fortsat forventer, at prisfastsættelsen tager udgangspunkt i en pr. barn pr. dag-model, indregnet i den samlede tilbudspris. Eventuelle ændringer i børnetal vil medføre forholdsmæssig regulering jf. kontraktens bestemmelser.

Pristalsregulering:

Tidligere blev entreprisesummen reguleret årligt efter Grønlands Statistiks forbrugerprisindeks for fødevarer.

Kommunen bekræfter, at pristalsregulering fortsat vil indgå i kontrakten én gang årligt pr. 1. januar, med reference til senest offentliggjorte fødevareindeks.

Kvantitativt grundlag:

Som beregningsgrundlag kan tilbudsgiver regne med ca. 251 leveringsdage pr. år.

Allergi og specialkost

For at sikre kvalitet og gennemsigtighed opdeles allergimad i følgende kategorier:

1. Kategori 1: Gluten- og laktosefri kost.
2. Kategori 2: Kost med udelukkelse af enkelte ingredienser eller tilpasning af tilberedt mad.
3. Kategori 3: Individuel kost til multiallergikere (kan spise under 30 % af standardmenuen).

Der skal udarbejdes klare procedurer for indmelding og diagnosticering af diætbørn i samarbejde med institutioner, hjemmet og sundhedspersonale.

Supplerende præcisering:

Kommunen anerkender ønsket om større gennemsigtighed i prissætning af allergi- og specialkost. Tilbudsgiver kan derfor – som bilag til Bilag 1 – vedlægge særskilt redegørelse for prissætning pr. kategori (fx procentuelt tillæg), hvis dette ønskes, dog skal der fortsat anføres en samlet hovedpris i Bilag 1.

Madplan og samarbejde

• Der skal udarbejdes madplaner for 5 uger ad gangen, som afleveres senest 1 uge før perioden starter.
• Madplanerne sendes til institutionerne og daginstitutionskontoret og offentliggøres på kommunens hjemmeside.
• Der skal være løbende dialog og samarbejde mellem leverandør og institutioner.
• Reklamationer afklares i samarbejde mellem leverandør og berørt institution.

Tilsyn og dialog

Området for Uddannelse udpeger en tilsynsførende, der foretager stikprøver mindst én gang om måneden.

Der afholdes kvartalsvise møder mellem daginstitutionsledere, daginstitutionschefen og leverandøren samt forældrerepræsentant. 

Pris og kontrakt

• Tilbuddet afgives som fastpris for hele kontraktperioden, inkl. transport.
• Kontraktperiode: 1. januar 2026 – 31. december 2029.
• Prisregulering sker ved ændring i antal børn.

Udbudsform og betingelser

Udbuddet gennemføres i henhold til Inatsisartutlov nr. 11 af 2. december 2009 om indhentning af tilbud.

Tilbudsgiver bærer selv omkostningerne ved tilbudsafgivning. Kommunen forbeholder sig ret til at forkaste alle tilbud

Krav til tilbudsgiver

Tilbuddet skal vedlægges:

• Reference liste for lignende opgaver (seneste 3 år)
• Tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige
• Årsregnskab for de seneste 3 år (attesteret af revisor)
• Dokumentation for fødevaregodkendelse
• Beskrivelse af organisation, kvalitetssikring og egenkontrol

Supplerende bemærkning – elever og praktikanter:

Kommunen tilskynder fortsat, at leverandører bidrager til lokalsamfundet ved at tilbyde praktik- og elevpladser, men dette er ikke et formelt krav i nærværende udbud.

Der kan dog i kontraktperioden indgås særskilt samarbejdsaftale herom med Området for Uddannelse.

Tilbudsevaluering

Tildelingskriterium

Kontrakten tildeles i henhold til kriteriet laveste pris / laveste omkostninger / bedste forhold mellem pris og kvalitet med følgende vægtede underkriterier:

Tildeling af kontrakt

Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der samlet set tilbyder Ordregiver den laveste pris / de laveste omkostninger / det bedste forhold mellem pris og kvalitet. 

Resultatet af tilbudsevalueringen vil blive meddelt de bydende snarest efter, at evalueringen er afsluttet.

Udelukkelse

Udelukkelse

Tilbudsgiver vil blive udelukket fra udbudsprocessen, hvis virksomheden eller medlemmer af dens bestyrelse eller direktion inden for de seneste 4 år er dømt for et eller flere af følgende forhold:

1. bestikkelse, svig eller kartelvirksomhed,
2. deltagelse i en kriminel organisation,
3. terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet, 4) hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme, eller 5) brug af børnearbejde eller menneskehandel.

Tilbudsgiver vil endvidere blive udelukket, hvis virksomheden:

1. har ubetalt forfalden gæld vedrørende skatter og afgifter i Grønland eller det land, hvor virksomheden er etableret, der overstiger DKK 100.000, medmindre virksomheden har stillet sikkerhed for den del af gælden, der overstiger DKK 100.000, eller har indgået og overholdt en aftale om afvikling af gælden,
2. er under konkurs, rekonstruktions- eller likvidationsbehandling eller befinder sig i en tilsvarende situation,
3. inden for de seneste 3 år har begået alvorlige forsømmelser under udøvelsen af sit erhverv, herunder misligholdt en kontrakt med Grønlands Selvstyre i et omfang, der har medført ophævelse af den pågældende kontrakt, eller
4. inden for de seneste 3 år bevidst har afgivet urigtige oplysninger i forbindelse med en udbudsproces gennemført af Grønlands Selvstyre.

Tilbudsgiver skal som en del af tilbuddet medsende en udfyldt og underskrevet Erklæring for udbud i Grønlands Selvstyre som dokumentation for, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af en eller flere af ovennævnte udelukkelsesgrunde. 

Klage vejledning

Klagevejledning

Klager kan rettes til Klagenævnet for Udbud af Offentlige Indkøb i henhold til bestemmelserne i Inatsisartutlov nr. 7 af 12. juni 2019 (herefter Udbudsklagenævnsloven).

Klage vedlagt relevante bilag indgives skriftligt til Klagenævnet for Udbud af Offentlige Indkøb senest 4 uger efter, at den afgørelse eller beslutning, der ligger til grund for klagen, er meddelt af ordregiver jf. Udbudsklagenævnsloven § 5, stk. 1.

Det bemærkes, at senest samtidig med, at en klage indgives til nævnet, skal klageren skriftligt underrette Ordregiver herom. Med klagen skal følge kopi af klagerens underretning af Ordregiver jf. Udbudsklagenævnsloven § 5, stk. 2. 

Kontaktoplysninger til Klagenævnet for Udbud af Offentlige Indkøb:

Klagenævn for Udbud af Offentlige Indkøb

Imaneq 29, 1. sal

Postboks 689 Nuuk

aua@nanoq.gl

Aflevering af tilbud

Tilbud afleveres i lukket kuvert til:

Daginstitutionschef, Qeqqata Kommunia, Sisimiut Senest den 21 november 2025 kl. 15.00

Kuvert mærkes med:

“Levering af mad til daginstitutioner i Sisimiut” samt tilbudsgivers navn og adresse.

Henvendelser

Spørgsmål rettes til:

Navarana Lennert-Andersen

Daginstitutionschef, Qeqqata Kommunia

Tlf.: (+299) 86 74 02

Mail: nava@qeqqata.gl

Der afholdes spørgemøde 14.november 2025 kl. 14:00–15:00 på Området for Uddannelse, Sisimiut.

Bilag 1 – Tilbudsliste

TILBUD

Undertegnede virksomhed tilbyder hermed at udføre følgende arbejder i henhold til udbudsbrev og udbudsmateriale 4 årigt kontrakt pris:

Tilbud: Levering af mad til 8 daginstitutioner 450 børn (0-1 år 64 = 1-6 år 386)  i Sisimiut pr. år kr. ____________

Eventuelle forbehold: ____________________________________________________________

Tilbuddet afgives i 2 trykte eksemplarer samt digitalt i pdf-format.

Dato: _________________________

Navn: _________________________

Adresse: _________________________

Tlf.: _________________________

Firmastempel og underskrift: _________________________